Digitalizzare la fatturazione mediante software specializzati

Affidarsi a un team di specialisti che lavorano sull’implementazione e sulla manutenzione dei requisiti di fatturazione elettronica è sicuramente la scelta giusta da intraprendere per potersi adeguare alla normativa relativa alla fatturazione elettronica.

Per poter saper come fare la fatturazione elettronica su savinosolution.com trovi i dettagli per attenersi ai requisiti legali italiani e globali di IVA, ecco di seguito alcuni dei passaggi necessari per la conformità:

validazione del contenuto: garantire sia i requisiti legali che quelli relativi ai contenuti aziendali in qualsiasi paese;
firma digitale: tutte le fatture sono firmate e distribuite dal Sistema di Interscambio per autenticità e garanzia di integrità;
e-archivio: tutte le fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio vengono archiviate nell’archivio elettronico conforme, insieme alla ricevuta/metadati della fattura.

Le fatture dei fornitori internazionali inviate via e-mail in formato PDF, vengono ricevute da un software per la gestione della fatturazione elettronica, convertite e trasmesse all’utente per l’elaborazione. I fornitori ottengono l’accesso gratuito al portale web dei fornitori per emettere le fatture, assicurando che anche i piccoli fornitori internazionali possano inviare fatture elettroniche direttamente al sistema finanziario.

I risultati migliori sono quelli che determinano l’efficienza, comportando significativi risparmi sui costi aziendali. Uno degli aspetti più critici della gestione della documentazione è la conformità a livello globale.

Una volta posti i documenti in un luogo sicuro, per la quantità di tempo richiesta dalla legge, il passo successivo è lo smaltimento. Nel frattempo però deve essere fondamentale poter accedere rapidamente alla documentazione, in modo da semplificare i processi e i controlli.

Un software di fatturazione elettronica dovrebbe diminuire la complessità di questi aspetti pratici, burocratici e legali, assicurandoti automaticamente la conformità, il risparmio di carta, energia e spazi. Inoltre, per ciò che concerne gli aspetti burocratici, se hai bisogno di supporto per valute diversificate e i differenti regolamenti globali, se l’azienda opera in diverse regioni geografiche, o se si acquista da fornitori internazionali, sarà necessario assicurarsi che le fatture siano sempre conformi alle leggi fiscali e regolamentari del luogo.

La piattaforma adottata dovrebbe poter fornire analisi integrate, dashboard, grafici per l’analisi delle tendenze, dettagli di transazione, tutte informazioni preziose che assicurano una visione più chiara del business intelligence. Quando hai obiettivi di produttività specifici da raggiungere, le ultime cose che vuoi sprecare sono il tempo e il denaro, quindi è necessario dotarsi di un software di automazione e spesso la scelta sarà tutt’altro che semplice, semplicemente perché ogni azienda ha esigenze uniche.

Le aziende sono sempre alla ricerca di modi per migliorare il processo di fatturazione, per risparmiare tempo e denaro senza sacrificare l’attenzione ai dettagli e ai dati, evitando quindi la produzione di documenti cartacei, che i reparti finanziari producono in grande quantità, soprattutto per correggere errori manualmente, completare attività banali e ripetitive, esaurendo il tempo a disposizione in una giornata lavorativa.

Per fortuna, i progressi tecnologici hanno reso i processi di contabilità più efficienti e sicuri, tutto grazie all’automazione. In questo modo le aziende hanno una maggiore visibilità dei debiti e dei dati utili per prendere decisioni chiare su investimenti e spese. Il modo migliore per digitalizzare la fatturazione è processare l’attività mediante software specializzati.

L’elaborazione manuale di una singola fattura può significare tempo sprecato e frustrazione. Inoltre, la maggior parte delle aziende riceve fatture in modalità troppo diverse tra loro, incrementando la percentuale della possibilità dell’errore umano.

Per esempio, alcuni dati vengono inviati tramite posta ordinaria, altri vengono via email o elettronicamente, successivamente questo materiale deve essere inserito manualmente nel sistema finanziario o contabile, per poter poi essere gestito dal reparto amministrativo. Questo metodo richiede l’investimento di molto tempo e risorse di lavoro. La gestione manuale di questo processo, per ogni singola fattura, può comportare numerosi errori di immissione, rischi di conformità e ritardi nei pagamenti.

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